Seit nunmehr 11 Wochen bin ich im Homeoffice bzw. im digitalen Semester und mein Tagesablauf hat sich mittlerweile gefestigt. Am Anfang war das nicht so. Dabei ist ein fester Tagesablauf ein wichtiger Punkt, um produktiv zu sein und seine Zeit bestmöglich zu nutzen. Wie ich es dennoch geschafft habe, mir ein produktives Zeitmanagement im Homeoffice einzuteilen, erkläre ich euch im Folgenden.

Warum ein fester Tagesablauf hilfreich ist

Ich gehöre zu den Menschen, die feste Routinen benötigen, um produktiv zu sein. Durch den plötzlichen Bruch zwischen täglicher Fahrt ins Büro und dauerhaftem Homeoffice fiel ein großer Teil meiner bisherigen Tagesstruktur weg. Zwar ist es sehr viel entspannter, morgens nicht mehr um 5:30 Uhr aufzustehen, um ab 7:00 Uhr für eine Stunde im Stau zu stehen. Aber gerade diese Stunde hat es mir erleichtert zwischen Privat- und Arbeitsleben exakt zu unterscheiden. Auch, dass ich plötzlich meine Zeit sehr viel freier und unabhängiger einteilen konnte, machte mir Schwierigkeiten. Es fehlte der feste zeitliche Rahmen, den ich vom Büro gewohnt war. Auch an Unitagen war ein solcher Stundenplan hilfreich. Feste Termine, feste Pausenzeiten und die ungezwungene Kommunikation mit den Kolleginnen sind völlig weggefallen.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Eine geregelte Tagesstruktur mit Handlungsanreizen gibt dabei den nötigen Halt, um produktiv zu sein. Das Coronavirus hat von einem auf den anderen Moment sehr viele etablierte Gewohnheiten über den Haufen geworfen. Das bedeutet zu Beginn erst einmal Stress. Man muss sich seine Arbeitsabläufe neu erarbeiten und zurechtlegen. Während die Universitäten den Semesterbeginn nach hinten verschieben konnten und so etwas mehr Zeit für die Digitalisierung erkauften, geht das im Beruf nicht ohne weiteres.

Nach zwei bis drei Wochen, in denen ich erhebliche Schwierigkeiten hatte, ein ordentliches Zeitmanagement auf die Füße zu stellen, weil ich erst neue Strukturen erarbeiten musste, ist mir dieses mittlerweile gelungen. Ich musste mir nur den Plan wortwörtlich “vor Augen halten”.

Mein Tagesablauf

Mein Mann verlässt um 6:00 Uhr die Wohnung und gibt mir zum Abschied einen Guten-Morgen-Kuss – der perfekte Wecker. Ich habe es mir zur Gewohnheit gemacht, dies als meinen Aufwachmoment zu nutzen. Ich stehe auf, mache mich im Bad fertig und lese dann zunächst die Nachrichten. Auf ein Frühstück kann ich schlecht verzichten und erst recht nicht auf meinen Kaffee. Nach dem Frühstück meditiere ich für ca. 10-13 Minuten. Seit Ende letzten Jahres nutzen wir die App Calm (hier für iOS und hier für Android). Diese bietet verschiedene Meditationssessions und eine täglich wechselnde Einheit “Daily Calm”.

Zwischen 8:00 bis 11:45 Uhr liegt mein erster Lern- bzw. Arbeitsblock. Dabei halte ich mich auch an die Pomodoro-Technik. Diese Technik unterteilt die Arbeit in kurze Blöcke und Pausenzeiten. Ein Arbeitsblock von 25 Minuten und anschließend 5 Minuten Pause bilden einen pomodori. Nach jeweils vier pomodori hat hat man eine längere Pause von ca. 15–20 Minuten. Nach 7 dieser pomodori mache ich Mittagspause, esse eine Kleinigkeit und lese das Handelsblatt oder skype mit meiner besten Freundin, die ebenfalls mehrheitlich im Homeoffice ist.

Danach folgt ein zweiter Uni- bzw. Arbeitsblock mit einer kleinen Kaffeepause von etwa 15 Minuten. Meist laufe ich dann auch etwas in der Wohnung umher und räume auf. So schaffe ich zugleich nicht nur in der Wohnung Ordnung, sondern auch in meinem Kopf.

Je nach Wochentag folgt nun mein dritter Arbeitsblock, oder etwas Zeit zum Joggen. Hier muss mich mein Mann noch etwas (oder deutlich) motivieren, denn eigentlich würde ich lieber auf dem Sofa liegen und etwas schönes lesen oder kreativ tätig werden.

Um ca. 18:00 Uhr endet mein Arbeitstag und ich gehe in den Feierabendmodus über. Diesen Bruch zelebriere ich mit dem peniblen Aufräumen meines Schreibtisches, so dass ich auch für mich visualisieren kann: Die Arbeit ist getan.

Hilfsmittel für mehr Routine

Ohne Hilfsmittel habe ich diese Routine nicht einfach so etablieren können. Hinzu kommt, dass die Hilfsmittel alle nicht “sofort” geholfen haben, sondern ich eine gewisse Zeit brauchte, mich mit den Routinen vertraut zu machen.

• Zum einen half mir mein Bullet Journal, in das ich Aufgaben, Notizen und Gewohnheiten aufschreibe bzw. tracke. Obwohl ich das BuJo schon seit mehreren Jahren nutze, musste ich auch hier einiges umstellen.
• Zum anderen habe ich mir eine Pomodoro-App auf das Handy geladen. Davon gibt es sowohl für das iPhone als auch für Android-Geräte eine sehr große Auswahl, die allesamt den Zweck erfüllen. Wer minimalistischer unterwegs ist, kann hier auch zu einem Kurzzeitwecker (Eieruhr oder Timer) und einem Stift greifen.
• Um nicht ständig auf das Handy zu gucken, habe ich wieder angefangen, mit der App Forest Bäume zu pflanzen. Die Idee der App ist sehr simpel: Um weniger am Handy zu spielen, werden virtuelle Bäume gepflanzt und man ist dadurch gezwungen, das Handy für eine selbst bestimmte Zeit in Ruhe zu lassen. Denn nur wenn man das Handy während der Wachstumsphase nicht benutzt, wächst der Baum – andernfalls stirbt er. Die App funktioniert auch hervorragend als Pomodoro-App!
• Eine weitere App auf meinem Smartphone ist zur Zeiterfassung. Gerade im Homeoffice kann man so sehr simpel seine Arbeitszeiten und Überstunden erfassen und braucht keine Zettelwirtschaft. Einige Apps können die Daten dann selbstständig auswerten und spucken diese als Excel-Tabelle wieder aus.

Fazit

Durch meinen festen Tagesablauf bin ich mittlerweile sehr viel produktiver im Homeoffice und kann meine Aufgaben entspannter erledigen. Geregelte Arbeitszeiten helfen zudem, abends mit der Arbeit abzuschließen und sie nicht mit aufs Sofa zu nehmen. Auch für mein Studium ist diese Regelung perfekt, da ich so gelernt habe, auch außerhalb der Bibliothek konzentriert zu lernen – etwas, was mir vorher nie wirklich gelungen ist.

Wie habt ihr den Wechsel von der Präsenzkultur am Arbeitsplatz zum Homeoffice erlebt? Habt ihr auch eure “Perfect Daily Routine” um produktiv zu sein? Wenn ja, wie sieht diese aus?